Política de compras da Repórter Brasil

Apresentamos nesta página as orientações institucionais para a contratação de terceiros (compras), tanto para serviços como para aquisição de produtos.

O objetivo desta política é garantir que as aquisições de bens e serviços sejam conduzidas de maneira transparente e de acordo com os princípios estabelecidos pela Repórter Brasil para assegurar tanto a boa administração dos recursos financeiros da instituição quanto a busca por qualidade, segurança, responsabilidade socioambiental, legalidade e ética em seus fornecedores.

O cumprimento das orientações a seguir é fundamental, sob risco da não liberação de recursos institucionais para pagamento dos serviços.

O processo de compras deve obedecer a princípios rígidos de isonomia, impessoalidade e transparência, assegurando eficiência e transparência, devendo prevalecer valores éticos e de integridade, a garantia dos direitos humanos, inclusive os das crianças e adolescentes, e o cumprimento das obrigações legais.

A relação com os fornecedores, quando estabelecida, será orientada pelos princípios da Repórter Brasil, presentes no estatuto da organização

A Repórter Brasil contribuirá com a formação de seus fornecedores no que tange à gestão empresarial socialmente responsável e de atendimento a critérios de sustentabilidade.

1) Conduta do contratante

É obrigação de quem solicita uma compra:

a) Fazer sempre três cotações, exceto nos casos em que a dispensa de cotação se aplicar (vide critérios no item “Dispensa de Cotação”). Os concorrentes devem receber exatamente a mesma solicitação (mesmo e-mail); o edital ou termo de referência deverá ter especificações técnicas suficientemente claras de forma a favorecer a competição entre os fornecedores e o recebimento de proposta da mesma forma clara a fim de que haja parâmetros de comparação entre elas;

b) Ao final do processo, todos os concorrentes devem receber retorno sobre sua finalização, mesmo quando a resposta for a opção por outro concorrente;

c) Os envolvidos direta ou indiretamente no processo de compra ou contratação não podem receber quaisquer vantagens ou benefícios pessoais provenientes de empresas fornecedoras ou participantes de processo de compra ou contratação da Repórter Brasil;

d) A confidencialidade das informações técnicas e comerciais dos processos de compra ou contratação deve ser assegurada, restringindo a divulgação de dados dos proprietários apenas para uso interno. As informações técnicas, comerciais e financeiras utilizadas nos processos de aquisição e contratação são de propriedade exclusiva da Repórter Brasil e não poderão ser divulgadas externamente pelos funcionários da organização mesmo após o término de seu vínculo empregatício, a menos que expressamente autorizado;

f) Não é permitida a contratação de ex-empregados até seis meses após o término do Contrato de Trabalho, seja como profissional autônomo, seja como pessoa jurídica;

g) Sempre que possível, privilegiar fornecedores locais, micro e pequenas empresas e empreendimentos da economia solidária como forma de apoio ao desenvolvimento econômico sustentável;

h) Sempre que possível, priorizar empresas que possuam certificações socioambientais confiáveis.

2) Critério de seleção de fornecedores

A Repórter Brasil definiu como política de contratação a escolha de seus fornecedores por meio de concorrência. Também é nosso compromisso que todas as políticas e normas de procedimentos sejam orientadas pelas seguintes diretrizes:

a) É imperativo aos colaboradores envolvidos em processo de compras ou contratação assegurar-se de que os fornecedores ou prestadores de serviço da Repórter Brasil cumpram a legislação, mediante todos os mecanismos de consultas pertinentes. Com relação ao cumprimento das obrigações legais, a Repórter Brasil exige dos seus fornecedores as seguintes certidões (exceção feita a compras de bens e mercadorias até R$ 500,00 e de prestação de serviços até R$ 2.200,00), sendo que a responsabilidade por solicitá-las é da pessoa que está conduzindo o processo de contratação:

– Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;

– Débitos Tributários na Dívida Ativa Estadual;

– Certidão de Tributos Mobiliários (Prefeitura);

– Certidão de Regularidade FGTS (site da CEF);

– Caso seja optante pelo Simples Nacional, encaminhar a opção.

b) Assegurar-se de que:

– Os fornecedores ou prestadores de serviço não constem no cadastro de empregadores responsabilizados por mão de obra análoga à de escravos, conhecida como a “lista suja”, nem tenham sido flagrados cometendo esse crime e estejam com processo administrativo em curso no Ministério do Trabalho;

– Os fornecedores ou prestadores de serviço não podem ter sido citados pela organização em denúncias de degradação ambiental e formas de exploração social e trabalhista por, pelo menos, dois anos;              

– Os fornecedores ou prestadores de serviço não podem estar na lista de embargos do Ibama;

– Os fornecedores ou prestadores de serviço não podem figurar no Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) da Controladoria-Geral da União e no Cadastro das Entidades Privadas Impedidas de Negociar com o Estado (Cepin);

– Os fornecedores ou prestadores de serviço saibam que, em seus contratos, constam cláusulas específicas contra relações de trabalho escravo e infantil e crimes ambientais e populações tradicionais. É desejável a observação dos critérios relacionados ao trabalho decente também na relação das empresas com sua cadeia de valor.

O principal critério para escolha do fornecedor será o menor preço. Em casos excepcionais em que um fornecedor mais caro esteja sendo contratado, deverá ser explicitada justificativa com os outros critérios (menor impacto ambiental, prazo, qualidade, prestadores de serviço local ou da economia solidária, conforme item “g” da Conduta do Contratante).

Os valores dos contratos com prestadores de serviço devem estar dentro dos parâmetros de mercado, usando como referência as tabelas dos sindicatos dos trabalhadores das respectivas áreas. Isso vale para todos os processos.

3) Dispensa de cotação

Não haverá exigência de concorrência com três cotações nos casos de compras e contratações: para valores inferiores a R$ 500,00 (compras de bens e mercadorias) e R$ 2.200,00 (serviços); quando já houver um contrato guarda-chuva; nos casos de compras e contratações emergenciais; e nos casos de especialidade. Esses casos excepcionais são explicitados a seguir:

a) Valores inferiores a R$ 500 e R$ 2200

Compras de valores inferiores a R$ 500,00 e contratações de serviços inferiores a R$ 2.200,00 são dispensadas de concorrência desde que os pagamentos não se refiram a parcelas de um mesmo serviço.

b) Contrato guarda-chuva

Para prestadores de serviços recorrentes, não será necessário realizar concorrência a cada contratação ou compra. Nesses casos, cada área é responsável pela elaboração do contrato guarda-chuva institucional, a ser renovado a cada 12 meses, com exceção de contratos com prazo pré-definido superior a um ano, como aluguel. Estabelece-se um preço de referência por unidade de serviço, que será usado ao longo do ano.

O processo para o estabelecimento do contrato guarda-chuva também requer três cotações. Para saber a lista atualizada dos fornecedores que possuem contrato guarda-chuva, entre em contato com a coordenação financeira. Caso não haja contrato guarda-chuva para o serviço procurado, contatar a área financeira para análise da necessidade de elaboração de contrato que será responsabilidade da área demandante.

c) Especialidade

Poderão ser contratados fornecedores com a justificativa escrita de especialidade nas seguintes situações:

– Para aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca;

– Para contratação de profissional ou empresa com notória especialização, ou seja, aqueles cujo conceito no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experiências, reportagens, publicações, organização, aparelhamento, equipe técnica ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do contrato.

d) Emergência

Caracteriza emergência a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde ser prevista antecipadamente. Nos casos de emergência, serão necessárias a explicitação detalhada da razão pela qual a situação está sendo caracterizada como tal e a aprovação da coordenação geral da organização.

4) Contratos

Nenhum serviço deverá ser iniciado antes do contrato ser assinado pela contratante e pelo contratado.

O cronograma de pagamento deverá, sempre que possível, acompanhar a entrega do produto ou a execução de parte dos serviços. Nos casos em que há pagamento no ato da assinatura, este não deverá ultrapassar 20% do valor total do contrato.

Se a contratação ou compra atender a um ou mais dos seguintes itens, não são necessárias a elaboração e a assinatura de contrato:

a) Nas compras de bens e mercadorias de valores menores ou iguais a R$ 500, bastando documento fiscal;

b) Para serviços dentro de um contrato guarda-chuva.

5) Fluxo de operação

Este deve ser o fluxo a ser seguido para compras e contratações não dispensados de concorrência:

a) Obter o número mínimo de três cotações (exceções: contrato guarda-chuva, especialidade, emergência e valores menores de R$ 500,00 e R$ 2.200,00);

b) Solicitar o preenchimento da ficha de cadastro e certidões para o escolhido;

c) Fazer o contrato, caso necessário, e obter as assinaturas;

d) Preencher a solicitação de pagamentos com as três cotações anexadas;

e) Para contratos acima de R$ 17.500,00, a autorização precisa ser dada pelo secretário-executivo junto com o diretor-presidente;

f) Enviar para o financeiro a solicitação de pagamentos assinada pela coordenação da área e pelo diretor presidente ou secretário-executivo, quando for o caso, as três cotações, o contrato original (se houver), a nota fiscal e o boleto. No caso de pagamentos parcelados, entregar a solicitação de compras original, o contrato original (se houver) e a nota fiscal com a indicação da data de pagamento de cada parcela. Atenção: tirar cópias da solicitação de pagamento original em número equivalente ao número de parcelas e entregar uma cópia com cada solicitação de pagamento das parcelas subsequentes. Isso evita a necessidade de colher todas as assinaturas novamente;

g) Salvar na rede (endereço no servidor) as certidões dos fornecedores. Verificar se o fornecedor já tem uma pasta e somente atualizar as certidões – assim, não serão criadas várias pastas de um mesmo fornecedor;

h) Na finalização dos pagamentos parcelados, o funcionário responsável por Contas a Pagar deve verificar com o coordenador do projeto se o serviço foi finalizado ou se o produto foi entregue.

6)  Responsabilidades da equipe envolvida no processo

Coordenações técnicas

Responsável por identificar a necessidade do produto ou serviço; pesquisar os fornecedores; encaminhar as cotações para verificação da coordenação financeira; assinar, junto à coordenação financeira, o documento de formalização do processo de seleção; aprovar a minuta do contrato; preencher a solicitação de pagamento (primeira assinatura), informando sobre a entrega do serviço ou produto.

Coordenação financeira

Responsável por avaliar e aprovar a documentação do processo de seleção, revisar a minuta contrato, aprovar as solicitações de pagamento (segunda assinatura).

Diretoria e Secretaria-executiva

Responsáveis pelas assinaturas dos contratos, pela aprovação das solicitações de pagamentos acima de R$ 17.500,00 e pela liberação de pagamento.

Departamento financeiro

Responsável por solicitar o preenchimento da ficha de cadastro e certidões para o prestador de serviços escolhido; preparar as minutas dos contratos; receber as solicitações de pagamentos, com o devido processo seletivo anexados; registrar no sistema para que o pagamento seja efetuado na data de vencimento.

Esta política entrou em vigor em 2021 e foi atualizada em 18 outubro do mesmo ano.